Gérer les dépendances en environnement complexe : les meilleurs astuces

« Gérer les dépendances, c’est comme résoudre un puzzle complexe. Chaque pièce doit être en place pour que l’ensemble fonctionne. »
—  Jeff SUTHERLAND, co-créateur de Scrum

Lorsque l’on gère des projets informatiques complexes et coordonne plusieurs équipes, la gestion des dépendances est souvent un casse-tête.

Ces interconnexions peuvent ralentir les projets, créer des goulets d’étranglement et compromettre vos délais et la qualité des réalisations.
Mais alors, comment faire pour mieux les gérer et assurer le bon déroulement de vos projets ?
➜ Cet article vous propose 6 conseils pratiques et des exemples d’application pour naviguer sereinement à travers ce défi quotidien. 🎯

Définissons ensemble ce qu’est une dépendance

Une dépendance survient lorsque l’achèvement d’une tâche dépend de la réalisation d’une ou plusieurs autres tâches. Dans un projet informatique, cela peut concerner des composants logiciels, des équipes, ou même des organisations externes.
Les dépendances peuvent être :

• Techniques : Un module de code ne peut pas être testé avant que le développement d’un autre module soit terminé.
• Organisationnelles : Une équipe ne peut pas avancer sur son sprint avant d’avoir reçu des inputs d’une autre équipe.
• Externes : Dépendance vis-à-vis de fournisseurs ou de partenaires externes pour obtenir certains livrables.

Types de dépendances

Il est crucial de reconnaître les différents types de dépendances pour mieux les gérer :

1. Dépendances internes : au sein de la même équipe ou du même projet.
2. Dépendances externes : avec des équipes ou des projets différents, souvent plus difficiles à gérer.
3. Dépendances séquentielles : une tâche doit être terminée avant qu’une autre puisse commencer.
4. Dépendances réciproques : deux tâches qui s’influencent mutuellement et doivent progresser ensemble.

Impact des dépendances

Les dépendances, mal gérées, peuvent avoir un impact considérable sur vos projets :

• Retards : Attente des livrables de la part d’autres équipes.
• Baisse de qualité : Pression accrue pour rattraper le temps perdu.
• Frustration des équipes : Sentiment d’impuissance face à des obstacles perçus comme incontrôlables.
• Augmentation des coûts : cette complexité se paie, au détriment de la productivité
• Rallonge la boucle de feedback : augmente les délais quant à l’obtention de retours utilisateurs et/  ou clients

#1 – Cartographier les Dépendances

Matrice de dépendances inter-équipes

La première étape pour bien gérer les dépendances est de les identifier clairement.
Utilisez des outils comme cette matrice des dépendances (ci-dessus), le Art Planning Board, les tableaux Kanban ou les cartes de dépendances pour visualiser le travail et les interconnexions. Voici quelques conseils pratiques :

• Créez une matrice des dépendances, comme ci-dessus : Identifiez les tâches critiques et leurs interdépendances au sein des équipes
• Appuyez-vous sur un logiciel de gestion de projet : Jira, Monday, Trello, Asana, etc.
  ➜ Découvrez le top des ressources agiles
• Organisez des ateliers de dépendances : Impliquez toutes les parties prenantes pour identifier les dépendances, planifier et avoir une vue d’ensemble.

#2 – Formaliser correctement votre dépendance

Modèle de ticket de dépendances dans MIRO ou Klaxoon

La deuxième étape est de formaliser correctement vos tickets de dépendance, avec les informations essentielles. Ce travail est particulièrement utile au sein de votre outil informatique de pilotage de projet : JIRA, MONDAY, ASANA,.. Voici ce que votre ticket doit comporter  :

• QUOI : Le nom de la dépendance
• QUI : qui porte la dépendance ? N’hésitez pas à préciser qui est le « fournisseur » et le « client » de ce travail, autrement dit qui réalise et qui utilise
• QUAND : si vous êtes le client/demandeur, précisez à votre fournisseur la date de livraison souhaitée. Ce point est sujet à discussion, n’hésitez pas à parler à votre interlocuteur afin de vous entendre sur l’échéance.
• PORTEUR : qui, chez le fournisseur, est le point de contact ?
• STATUT : souvent négligé, ce voyant vous aidera à piloter le bon déroulement de votre dépendance.
• DESCRIPTION : facultative, la description peut néanmoins aider le fournisseur à comprendre les enjeux ainsi que ce que souhaite précisément le client/demandeur.

#3 – Communiquer Efficacement

Une communication claire et régulière est essentielle pour gérer les dépendances. Adoptez des pratiques de communication robustes afin de favoriser les interactions :

• Réunions de synchronisation : Scrum of Scrums, réunion de préparation des Sprint Plannings, réunions inter-équipes.
• Stand-ups quotidiens : Pour identifier les blocages rapidement.
• Utilisation d’outils collaboratifs : Slack, Microsoft Teams, pour une communication en temps réel.

#4 – Utiliser des Outils de Gestion des Dépendances

Les outils adaptés peuvent faire une grande différence. Voici quelques options populaires :

• Jira : Pour suivre les tickets et les dépendances.
• Trello : Pour une visualisation claire des tâches et de leurs interdépendances.
• Microsoft Project : Pour une gestion détaillée des projets complexes, en diagramme de Gantt.

#5 – Impliquer toutes les parties prenantes

L’engagement des parties prenantes est crucial pour gérer les dépendances. Assurez-vous que chacun comprenne son rôle et les implications des dépendances :

• Ateliers de planification : Pour aligner les attentes et les priorités. Les Sprint Planning et les PI Planning sont des lieux où les dépendances sont abordées. N’hésitez donc pas à aborder ces sujets en séance.
  Bonne pratique : nommez un ambassadeur par équipe afin qu’un compromis soit trouvé en séance afin de s’accorder sur le moment où la dépendance sera prise en charge et livrée.
  
• Feedback continu : Sollicitez et intégrez les retours des équipes régulièrement.
• Clarté des rôles et responsabilités : Définissez clairement qui fait quoi et quand.
• Gouvernance : Qui arbitre si le consensus n’est pas trouvé ? Qui décide que telle tâche, en dépendance ou pas, est prioritaire sur une autre ?

#6 – Supprimer autant que possible les dépendances

Il est important de comprendre que la dépendance constitue un anti-pattern de l’Agilité.

On ne peut pas devenir agile simplement en mettant en place des mécanismes de synchronisation, entre des équipes cloisonnées, sans repenser l’organisation.
Plutôt que de gérer continuellement les dépendances, essayez de les éliminer autant que possible en améliorant votre chaine de livraison, la distribution des compétences au sein des équipes et la comitologie associée.

Mon Oeil de Coach 🧐

« Les pratiques agiles ne visent pas seulement à améliorer la productivité, mais aussi à identifier et à gérer les dépendances qui entravent le flux de travail. » —  Jim HIGHSMITH, expert en méthodologies agiles

Pour bien gérer vos DÉPENDANCES, appuyez-vous sur ces 6 conseils concrets :

1. Priorisez la Communication Ouverte et Transparente
   • Assurez-vous que toutes les parties prenantes soient informées et impliquées.
   • Organisez des réunions régulières pour synchroniser les équipes.
   • Utilisez des outils de communication efficaces pour maintenir le dialogue.
2. Formalisez au mieux votre dépendance
   • Vos tickets doivent être clairs et compréhensibles pour être traités rapidement.
3. Utilisez des Outils Adaptés pour la Gestion des Dépendances
   • Adoptez des logiciels de gestion de projet pour suivre et visualiser les dépendances.
   • Implémentez des tableaux Kanban pour une gestion visuelle et dynamique.
   • Mettez en place des pratiques CI/CD pour automatiser les processus et réduire les risques.
4. Mettez en Place des Pratiques Agiles pour Anticiper et Gérer les Dépendances
   • Organisez des Scrum of Scrums pour coordonner les équipes.
   • Utilisez SAFE pour une gestion à grande échelle des dépendances.
   • Encouragez l’auto-organisation et la responsabilité au sein des équipes.
5. Impliquez toutes les parties prenantes
   • Assurez-vous que chacun comprenne son rôle et les implications des dépendances
   • Ateliers de planification : pour aligner les attentes et les priorités.
   • Feedback continu : Solliciter et intégrer les retours des équipes régulièrement.
6. Supprimez autant que possible les dépendances
   • Révisez votre chaine de livraison
   • Repensez l’équilibre des compétences au sein des équipes
   • Adaptez votre comitologie à ces difficultés

En suivant ces conseils, vous constaterez une amélioration notable de la qualité et de la productivité de vos équipes.
➜ N’oubliez pas que la clé du succès réside dans les interactions, un outillage adapté et l’adoption de pratiques agiles. 📈

Et vous, quelles sont vos ASTUCES, vos CONSEILS pour gérer au mieux les DÉPENDANCES ?
➜ Écrivez-le nous en commentaire ci-dessous 👇

…………………… ✂……………………………… ✂………………………………… ✂……………………

Envie d’aller plus loin ?

• [OEIL] Comment réussir votre PI Planning SAFe ?
• [OEIL] OKR : Pourquoi devez-vous les utiliser ?
• [OEIL] L’utilité du minimalisme dans l’approche agile
• [OEIL] Comment rester agile quand tout est contre nous ?
• [WEB] Dépendances en gestion de projet : l’essentiel pour les utiliser à bon escient
• [WEB] Comment identifier, analyser et gérer les dépendances entre projets ?

…………………… ✂……………………………… ✂………………………………… ✂……………………

En quoi puis-je vous aider ?

Je suis Martial SEGURA, Coach agile senior | RTE | Expert organisationnel
chez Oeil de Coach.

« Mon intention est de vous accompagner : vous, vos équipes et votre organisation à atteindre vos objectifs plus vite et mieux que vous ne le feriez sans ma contribution ! »

Je développe le potentiel et les savoir-faire des équipes et des personnes. J’accompagne la transformation agile des organisations, en m’appuyant sur la culture, les valeurs et les pratiques agiles.

Contactez-moi pour en parler :

🚀 Linkedin : https://www.linkedin.com/in/martialsegura
🌐 Blog : www.oeildecoach.com