Agile : Télétravail pour la 1ère fois ? – Crédits : JESHOOTS.COM chez Unsplash

« Tout changement est difficile au début, compliqué au milieu et magnifique à la fin »
— Robin SHARMA

Apparu en 1950 aux États-Unis, le télétravail a toujours fait débat dans les entreprises, et peut-être encore plus dans la communauté des agilistes.

Depuis les années 70, les pionniers des approches agiles prônent la co-localisation des équipes favorisant les interactions et la collaboration pour, in fine, obtenir une équipe plus unie et plus performante.

De part l’éloignement des membres de l’équipe, nous (les agilistes) y voyons un non-respect des valeurs, des principes et des règles SCRUM basées notamment sur la COMMUNICATION. Ces dernières années, le contexte économique, social et même sanitaire (comme le #Covid-19) a grandement évolué, encourageant les entreprises et leurs équipes à s’adapter encore et toujours. Les équipes et les agilistes se doivent aussi de s’adapter ce nouveau paradigme.

Nous le voyons avec une crise internationale comme le Coronavirus, d’un jour à l’autre, des milliers d’entreprises à travers le monde, ont dû instaurer le télétravail et les organisations agiles n’ont pas pu y échapper. La 4^ème valeur du Manifeste Agile (2001) ne dit-elle pas : “L’adaptation au changement plus que le suivi d’un plan” ?

De ce fait, comment peut-on travailler efficacement dans ce nouveau mode de travail en gardant un esprit agile ?

Les bonnes nouvelles

Je vous rassure tout de suite vos roadmaps ne sont pas à jeter à la poubelle !
Si le télétravail dans une équipe est un vrai challenge, celui-ci a été réalisé avec succès par de très nombreuses entreprises comme Gitlab, Buffer, Dell, Tesla, Automatic.. Certaines ne jurent plus que par le travail à distance comme Invision, Toggle, Todoist et bien d’autres !

Selon une étude chinoise réalisée en 2015, lorsque les employés des centres d’appel étaient placés en télétravail, leur productivité augmentait de 13%. Une autre étude, ici française, de la Société générale a révélé que les employés qui travaillaient à domicile voyaient leur productivité augmentée de 22%.

Imaginez-vous de pouvoir être plus efficace dans votre travail ?
En plus d’être dans un environnement confortable : oubliez les problèmes de transport en commun, oubliez les mauvaises cantines ou les sandwichs ingurgités à toute vitesse tous les midis. Le télétravail fonctionne, et il fonctionne même très bien !

En cette période de crise de Coronavirus, voici mes astuces pour que vous puissiez profiter de l’expérience dans les meilleures conditions :

#1 – Avoir les bons outils de communication

La communication, la clé du succès ! – Crédits :  ThisIsEngineering chez Pexels

L’agilité a toujours été question de communication directe. Le management visuel physique et tout ce qui peut aider à lier une équipe autour d’une même idée reste d’excellente pratique de collaboration. En aucun cas, le télétravail remet ces éléments en question.

Malgré les distances qui vous séparent de vos équipiers, une communication peut toujours être efficace et un management de produit toujours aussi visuel.

Si votre entreprise ne vous a pas fourni d’outils collaboratifs comme Facebook Workplace ou Microsoft Teams, voici quelques outils que vous pouvez mettre en place de façon tout à fait autonome :

➡️  Pour la communication directe :

– Slack a une version gratuite avec laquelle vous pouvez créer un espace de travail et inviter un certain nombre de personnes. Avec la possibilité de créer des canaux de travail, des notifications, des prise de notes, je vous encourage vivement à essayer cette solution, si vous ne la connaissez pas encore. C’est un vrai pilier d’interactions pour beaucoup d’organisations.

– Rocketchat est un outil complet et open source. Vous pouvez le personnaliser et le modifier à votre guise. Qui plus est, il est gratuit !

➡️  Pour les outils de management visuel :

– Miro est mon préféré, c’est une application de collaboration par écrans interactifs. Elle est très polyvalente.  Elle transforme votre écran en tableau blanc interactif et elle vous permet de d’organiser vos workshops avec votre équipe en télétravail, sans contrainte ! Elle est très pratique pour une majorité d’usages issus du Lean management. Cette application est accessible gratuitement et met à disponibilité un test de 30 jours pour la version payante.

– Jira ou ses alternatives gratuites comme Kanbanize, Trello, Backlog, Remember The Milk. Tous ces outils sont incontournables pour une équipe agile. Ils permettent à chacun de suivre l’avancée de la réalisation produit.

– Invision pour le maquettage et la communication d’écrans dynamique, avec les parties prenantes

#2 – Bien utiliser Jira (ou ses alternatives) en télétravail

Les outils de management de produit s’utilisent différemment lorsque l’équipe est colocalisée ou lorsqu’elle est à distance, comme nous tous en ce moment (lors du confinement lié au covid 19). En temps normal, nous utilisons ces outils à 60% de leur potentiel. Les 40% restant sont remplacés par la parole, les réunions physiques, les workshops en équipe. Mais dans une situation de télétravail, il va falloir vous obliger à utiliser toutes les fonctionnalités proposées par ces applications.

La transparence, l’un des piliers de l’agile ! – Crédits : Magda Ehlers chez Pexels

Par exemple : dans votre open space, les questions sont échangées à l’oral et les réponses ne sont que rarement retranscrites. Vous vous servez que très peu de l’espace “commentaires” qui existe en bas des tickets. Avec une équipe distribuée, il est important de tout retranscrire. Que ce soit une question posée au téléphone ou une réponse donnée en atelier, retranscrivez-les dans vos User Stories ou tout autres tickets correspondants afin de conserver une trace écrite pour l’équipe. #transparence

En télétravail, je vous recommande de suivre d’autant plus les notifications que vous recevez des outils utilisés par l’équipe, pour ne rien rater. En télétravail, personne ne peut vous tapoter sur l’épaule ou vous interpeller par votre prénom dans le bureau, lorsqu’on a besoin de vous. Essayez d’être le plus réactif possible lorsque vous êtes “tagué” dans une US ou dans un tableau (pour Trello).

Documentez votre travail encore plus que d’habitude !
Je vous recommande particulièrement d’utiliser Confluence, si vous avez la suite Atlassian (complémentaire à JIRA). Si vous travaillez sur des outils gratuits, uploadez des docs Word, des Miros, des docs Powerpoint avec tous les processus, maquettes, résultats d’ateliers, résumés de conférence téléphonique ou échanges de mail existants. Liez ces documents sur les US / tableaux/ tickets correspondants. Plus il y aura de documentation plus la vision de l’équipe sera partagée et unique.

#3 – Continuez à organiser des workshops et ne délaissez pas vos cérémonies.

Comment organiser un atelier de vision produit ou de story mapping à distance ?

Là aussi, je vous rassure, c’est faisable !  Comme pour les cérémonies SCRUM, il est hors de question de laisser tomber durant le confinement la routine agile installée, et nécessaire, au sein de votre équipe produit. Voici quelques exemples de mise en pratique :

➡️  Pour vos ateliers :

Voici comment j’organise un atelier de story mapping  dans mon quotidien de Product Owner (PO) en télétravail.
👉 Pour en savoir plus : Comment créer votre 1er User Story Mapping ?

Je prépare mes différents axes comme d’habitude, mais sur un tableau Miro ou tout autre tableau interactif.

Miro : Créer un User Story Mapping – Ecran 1

Prenez un espace libre autour de l’axe et définissez ce qui sera l’espace de travail des participants lorsqu’ils devront rédiger leur post-il de façon individuelle, à distance.  Découpez cet espace de travail par le nombre de participants (pour mon exemple : 4 participants). Dans chacun de ces espaces copiez-collez un certain nombre de post-its qu’ils devront utiliser. Pour ma part j’en colle minimum 25, pour chacun. Cela prend du temps mais c’est du temps économisé pendant l’atelier.

Lors de la phase de recoupement des idées, chacun pourra amener son post-it sous les Epics et vous pourrez ensuite retravailler le storymap tous ensemble, même si chacun est derrière son écran.

– Qualifier une maquette avec les parties prenantes :
Lors de la refonte ou de la définition d’écrans d’interface, une fois la maquette réalisée il faut la faire valider par les parties prenantes. Si vous devez qualifier un ensemble de maquettes ou un parcours je vous conseille de maquetter le parcours dans Invision. Pour un simple écran statique, j’enregistre la maquette en tant que photo et je l’ouvre dans un tableau Miro. L’outil va permettre aux personnes invitées sur le tableau d’écrire des commentaires à des endroits précis, de suivre ma souris lors de la présentation de la maquette.

➡️  Pour vos cérémonies :

– Daily Scrum : Organisez-vous des vidéoconférences si possibles, ou sinon des appels groupés. Rappelons que près de 55% des informations peuvent être échangées par la communication non verbales (les gestes, le regard, etc..). Je conseille donc de privilégier la vidéo. Pendant cet échange n’hésitez pas à partager sur les écrans le contenu et l’avancée du sprint.

– Sprint planning et poker planning : Si vous travaillez avec Jira, ils ont mis en place un outil de poker planning à distance. C’est un outil encore en construction mais il permet déjà de sélectionner toutes les US du backlog à estimer, de les présenter à l’équipe puis de lancer un jeu de poker en ligne avec un compte à rebours pour l’estimation. Si vous n’avez pas Jira, utilisez le partage d’écran fournis par votre outil de vidéoconférence pour présenter les tâches à développer dans ce sprint. Puis vous pouvez utiliser l’outil en ligne Planitpoker qui offre un essai de 30 jours..

– Retrospective : Lors de la phase de réflexion individuelle, je laisse généralement la liberté à chacun d’utiliser le support qu’il souhaite. Certains utilisent leur outil de prise de note (evernote, ou MSote) d’autres simplement Word. Ensuite pour le partage d’idées, on peut utiliser n’importe quel support en partage d’écrans avec une personne désignée qui prend des notes. Une autre solution peut être d’enregistrer l’audio de la réunion pour remettre au propre les idées échangées. Pour encore plus de simplicité, pourquoi ne pas tester les différentes solutions de rétrospective en ligne ? Je vous suggère : Retroly ou Funretro.

#4 – Continuez à vous former sans vous arrêtez aux outils !

Quoiqu’il arrive, pariez sur vous et vos compétences !
Continuez à vous former en continue, tout au long de votre vie. Cette épreuve de confinement n’est pas seulement une contrainte mais aussi une expérience. C’est une occasion supplémentaire d’apprendre et de vous renforcer dans l’épreuve.

Mon Oeil de Coach 🧐

Vous avez désormais en poche quelques outils pour survivre au confinement et au télétravail contraint, sans que cela impacte votre productivité ni celle de votre équipe agile !
👉 Pour en savoir plus : Le top des ressources agiles de l’Oeil de Coach

Si vous avez d’autres conseils à partager n’hésitez pas à commenter cet article, ci-dessous et à collaborer à la culture du « remote« . 😉

➜ Mais n’oubliez pas, le télétravail et la délocalisation des membres d’une équipe agile sur du long terme amène à de réelles problématiques qui ne peuvent pas être simplement résolues par des outils.

Cet article vous donne les bases pour ne pas être trop perdu dans vos pratiques Scrum.
Cependant, je vous conseille de vous entourer de personnes expertes dans le domaine qui vous aideront à mettre en place des processus et travailler, avec vous, sur l’humain et les interactions.

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Envie d’aller plus loin ?

• Ce que la science nous dit de la co-localisation
• Le top des ressources agiles de l’Oeil de Coach
• Livre digital sur le travail à distance par Dragos DREPTATE
• Comment créer vos 1ers personas ?
• Les bases de l’agilité en 15 mn chrono !

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En quoi puis-je vous aider ?

Je suis Agathe PENVERNE.

« Mon aspiration est d’aider mes semblables et mes équipes à s’épanouir dans des environnements agiles et à s’organiser autour de la résolution de problèmes. Je suis particulièrement intéressée par le coaching des organisations et des équipes géographiquement dispersées pour contribuer à la création de produits d’exception. »

Je suis une adepte des concepts et des pratiques du « Lean » et de l’Agile, de la création d’équipes hautement performantes, de l’introduction du remote dans les entreprises et de bien d’autres sujets d’amélioration des équipes et des produits.

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