Le PI Planning est un événement de planification, l’un des évènements majeurs de la méthode SAFe (Scaled Agile Framework).
Ce rendez-vous agit comme un marqueur temporel pour l’ensemble de l’organisation agile à l’échelle afin d’aligner les équipes et les parties prenantes sur une mission et une vision commune.

Durant cet évènement de préparation du Program Increment (PI), tous les acteurs se réunissent : les équipes IT, les acteurs métiers, les parties prenantes et les managers se réunissent pour examiner le backlog, partager une vision de l’avenir et planifier l’activité sur les mois à venir.

Pour améliorer la mise en place du cadre SAFe, il est crucial de bien comprendre les clés du succès de la planification incrémentale et itérative d’un programme.
Au travers de cet article, je vous livrererai mes secrets, mon œil de Coach Agile 🧐, vous permettant de réussir aussi votre PI Planning :

Qu’est-ce qu’un PI Planning ?

Le PI Planning, soit Program Increment Planning (abrégé « PIP » pour les intimes), est une cérémonie du cadre méthodologie SAFe : https://scaledagileframework.com.
Elle se déroule en début de Program Increment (PI), à la manière d’un Sprint Planning Scrum.

De part son ampleur, le PI Planning nécessite une préparation particulière, pouvant être longue et rigoureuse de la part du Release Train Engineer (RTE) qui en a la charge. Nous parlons couramment d’une seule cérémonie mais, dans les faits, il s’agit d’un cheminement de plusieurs réunions, dans un temps limité de 2 jours en général.

2 jours est la durée préconisée par SAFe. Etant donné les enjeux, cette durée est nécessaire afin d’accomplir toutes les étapes correctement.

Le PI planning répond à 2 objectifs principaux :

• L’alignement des équipes et des parties prenantes
• La planification des fonctionnalités à délivrer sur la durée du prochain Incrément Program (PI).

Un Incrément de Programme comporte en général 4 sprints d’une durée de 2 à 3 semaines.

Le PI Planning peut s’effectuer en présentiel avec des post-its sur les murs; ou, en distanciel avec des outils informatiques permettant une collaboration optimale : Miro + Jira par exemple.

Pour avoir pratiqué les 2 modes de collaboration : en présentiel et en distanciel, chaque mode présente ses qualités et ses défauts.
Le premier met l’accent sur les interactions dans la « vraie vie » ce qui est un énorme avantage de communication et de dynamique de groupe; le deuxième mise sur la rapidité d’exécution, post PI Planning, grâce aux outils informatique mais il est aussi plus exigeant en préparation.
⚠️ Le mode « mixte » est, en revanche, à proscrire car on cumule des inconvénients des 2 fonctionnements.
Dans tous les cas, le succès d’un bon PI Planning viendra de votre préparation, en tant que RTE, et de celles des collaborateurs clés : PM, PO et SM.

➜ Retrouvez ici les outils nécessaires à l’animation d’un PI Planning : Le TOP des ressources agiles de l’Oeil de Coach

 

Quel est l’intérêt d’effectuer un PI Planning ?

Le PI Planning reste une cérémonie majeure pour toute organisation agile à l’échelle, regroupant plusieurs équipes devant collaborer ensemble.

Les avantages de cette cérémonie sont :

• Aligner les réalisations sur les enjeux de l’entreprise
• Définir la planification des activités : étude, cadrage, réalisation, livraison
  
• Identifier les dépendances afin de mobiliser les bonnes personnes au bon moment
• Favoriser la collaboration et la communication entre les équipes et les parties prenantes
• Construire un réseau social avec des valeurs communes
• Fournir la « bonne quantité » de travail au « bon moment » (=notion lean du « just in time »)
• Planifier en fonction de la capacité réelle de l’équipe et éliminer le travail excédentaire
• Prendre des décisions communes rapidement
• Engager les équipes dans la bonne direction pour les mois à venir

💡 En tant que Coach Agile et pour un PI Planning efficace, je vous recommande de respecter l’agenda et la durée de 2 jours, préconisée par SAFe : chaque étape est importante et vous conduira à vous poser les bonnes questions jusqu’à la restitution finale, à l’issue du 2ème jour. Vous vous apercevrez rapidement que le temps employé à cet exercice est un excellent investissement pour tous.

 

Comment mettre en place votre PI Planning SAFe ?

2 jours sont recommandés par le Scaled Agile Framework (SAFe) pour mener le PI Planning à bien. Cette durée est variable en fonction des contextes professionnels et culturels de l’entreprise.

💡En tant que Coach Agile, j’ai pu observer que certaines entreprises prenaient moins de 2 jours pour effectuer cet exercice ; et, d’autres avaient besoin de 2 semaines, tant l’environnement organisationnel était complexe avec des dépendances dans tous les sens.
➜ Dans la mesure du possible, préférez la durée de 2 jours. C’est le meilleur compromis.
Ne sous-estimez pas cet exercice, c’est un marathon qui se court à la vitesse du sprint !

Voici l’agenda type d’un PI Planning :

Comme vous pouvez le constater, il y a tous les ingrédients nécessaires à une bonne gestion de programme :

• Enjeux de l’entreprise,
• Vision fonctionnelle et technique,
• Ateliers de collaboration, revue du périmètre et estimation
• Planification des itérations
• Revue managériale
• Revue des risques et des engagements des équipes opérationnelles
• La rétrospective des 2 jours, à ne pas oublier pour améliorer le format

Durant ces 2 jours, l’ambition va ainsi au delà du classique triptyque : périmètre, coût et délais (=le fameux triangle de fer).

Dans cet article, je ne rentrais pas dans les détails de cet évènement. Je vous invite à vous rendre sur le site officiel de SAFe directement : https://scaledagileframework.com/pi-planning/.

➜ Si toutefois, vous souhaitez avoir plus d’informations sur chacun de ces rendez-vous, faites-le moi savoir en commentaire. Je serai ravi de vous donner mon Oeil de Coach 🧐! 👇

 

Développez une vision et des objectifs clairs pour le PI

Il est important que chaque membre des équipes sache pourquoi l’incrément de programme, soit la phase de réalisation, est si important pour la réussite globale.
Dès lors, communiquez en séance une vision claire par des illustrations et des exemples montrant où l’équipe doit être et à quelle date, puis décomposez cette vision en petits objectifs réalisables.
Pour récapituler, nous avons :

1. Les Objectifs de PI (niveau programme)
2. Les Objectifs de sprints (niveau équipe) = déclinaison opérationnelle des objectifs de PI

Je vous propose cette formulation très utile pour vous aider :
« D’ici la fin du PI, notre logiciel permettra de faire <votre objectif>. »

💡En tant que Coach Agile / RTE, je vous recommande de décomposer en différents étages vos objectifs : stratégique, programme, équipe, permettant à l’ensemble de l’organisation, quel que soit le niveau où le collaborateur se trouve de comprendre ce qu’on attend de lui.
Pour aller plus loin : OKR : Pourquoi devez-vous les utiliser ?

 

Assurez-vous de la participation de tous les collaborateurs, y compris les métiers

Qui dois-je inviter pour un PI Planning ?
Pour une Planification Incrémentale de Programme réussie, l’adhésion et la participation de tous les acteurs sont nécessaires, y compris les parties prenantes métiers, voire les managers. Chaque collaborateur doit comprendre le rôle qu’il a a jouer dans l’atteinte des objectifs, les échéances, les exigences et les priorités de chaque élément exécuté durant la période du PI.

➜ Sans l’adhésion de tous, il est probable que votre objectif vous échappe.
En conséquence de quoi, je vous suggère d’inviter tous les acteurs qui seront mobilisés durant la phase d’exécution du PI !… même les acteurs métiers et les managers.

💡Attention : même en méthode agile, tout changement majeur post PI Planning aura certainement des effets en cascade, pouvant mettre à mal l’ensemble de votre édifice de livraison du Program Incrément. Afin de conserver une certaine adaptabilité, il convient souvent d’enlever un élément pour en rajouter un de même taille et de même complexité.

 

Utilisez des tableaux de bord visuels durant votre planification en atelier

Pendant le PI Planning, lors des ateliers de Teams Breakout, les tableaux de bord visuels sont un excellent moyen de co-construire votre planification; et, de suivre par la suite l’état d’avancement de votre PI, en communiquant efficacement avec toutes les parties prenantes.
Utilisez-les pour présenter les objectifs de PI, le périmètre retenu et la feuille de route co-construite lors des Team Breakouts.

Pour vous guider, vous pouvez utiliser des outils informatiques pour vous faciliter le travail.
Miro et Klaxoon, mes 2 préférés, possèdent tous 2 des modèles prêts à l’emploi pour vos PI Planning !

• Miro : https://miro.com/templates/pi-planning/
• Klaxoon : https://klaxoon.com/communaute/pi-planning-planifier-lensemble-de-votre-projet-multi-equipes

Ces modèles d’animation présentent bien des avantages, comme la rapidité de mise en œuvre.
Pour ma part, je préfère définir mes propres modèles, sur-mesure, pour les besoins de l’entreprise et les équipes que j’accompagne.

💡En tant que Coach Agile ou RTE, voici ci-dessous les zones que j’utilise pour chaque équipe du train. Cette disposition partant de l’équipe jusqu’au vote de confiance permet d’avoir un fil d’Ariane clair et pertinent dans le cheminement à adopter lors du PI Planning.
Si vous avez des questions, faites-les moi savoir en commentaire ! 👇

Notez que ce cheminement est finalement très logique !

Nous commençons par ceux qui font : l’équipe. Puis vient les objectifs de PI, le périmètre (=backlog) permettant d’atteindre notre destination. S’en suit, le chemin que nous allons prendre : la planification co-construite en séance, sur la base de la capacité des équipes. Enfin, viennent l’identification des risques associés à ces choix. Et, en conclusion, le vote de confiance est effectué pour s’assurer que tout est bon et aligné pour les équipes en cohérence avec les enjeux de l’entreprise.

 

Gérez les dépendances et les risques

Planifier signifie aussi qu’il faut évaluer et gérer les dépendances et les risques correctement.
Assurez-vous que chaque dépendance soit clairement identifiée avant le PI Planning; et, que des mesures soient prises pour traiter les risques après le PI Planning !

Voici une liste de risques fréquents et la manière de les traiter :

Risque 💣	Action 💪
Manque de ressources	Ajoutez des ressources humaines OU réduisez les exigences de votre PI en diminuant les tâches à effectuer.
Complexité technique	Impliquez les experts en la matière, tous les experts nécessaires : architecture, base de données, intégrateurs web/mobile, etc.
Dépendances externes	Identifiez les parties concernées et mettez en place des réunions 1x ou 2x par mois, afin de suivre l’activité et assurer une communication optimale.
Non-respect des délais	Mettez en place des mesures pour réduire le risque, comme la livraison incrémentale, la réévaluation du périmètre ou la modification des priorités en cours de PI.

 

Mon résumé en 10 points de mon Oeil de Coach 🧐

Pour un PI Planning efficace, privilégiez un format sur 2 jours comme préconisé par le modèle SAFe.
Voici mes 10 points prioritaires de l’Œil de Coach à considérer lors d’un PI Planning SAFe :

1. Objectifs commerciaux et stratégiques : Commencez par comprendre les objectifs commerciaux à long terme et la stratégie de l’entreprise. Cela aide à aligner les activités de planification avec les priorités stratégiques.
2. Évaluation de la capacité à faire : Avant le PIP, évaluez la capacité de l’équipe et de l’ensemble du train agile pour déterminer le volume de travail que les équipes pourront assurer. Cela évite la surcharge et permet une planification réaliste.
3. Définition des objectifs de PI : Identifiez les objectifs spécifiques du PI en termes de nouvelles fonctionnalités, d’améliorations techniques ou d’autres résultats souhaités. Assurez-vous que ces objectifs soient conformes à la vision globale du programme.
4. Backlog PI : Préparez le backlog de PI en rassemblant toutes les épics, les fonctionnalités et les tâches potentielles à aborder pendant le PI. Priorisez-les en fonction de la valeur commerciale et de leur complexité, le WSJF peut aider.
5. Dépendances : Identifiez et traitez les dépendances entre les équipes, les fonctionnalités et les epics. Cela garantit que les travaux planifiés ne sont pas bloqués par des dépendances non résolues.
6. Planification de la capacité : Distribuez les fonctionnalités du backlog PI entre les itérations du PI en fonction de la capacité de l’équipe. Évitez de surcharger une seule itération et assurez une répartition équilibrée du travail.
7. Planification d’architecture et d’infrastructure : Accordez une attention particulière à la planification des activités d’architecture, d’infrastructure et toutes autres tâches techniques nécessaires pour soutenir les fonctionnalités du PI.
8. Préparation des discussions et des rétrospectives : Planifiez des temps pour les discussions approfondies sur les fonctionnalités, les exigences et les détails de mise en œuvre. Prévoyez également des rétrospectives pour apprendre des PI précédents et améliorer continuellement le processus.
9. Communication et alignement : Assurez-vous que toutes les parties prenantes, y compris les équipes, les product owners, les responsables produits et les architectes, sont alignées sur les objectifs et les priorités du PI.
10. Évaluation et ajustement en continu : Intégrez des mécanismes pour évaluer en cours de route la progression du PI par rapport aux objectifs. Cela permet d’apporter des ajustements si nécessaire pour maintenir le cap sur la réalisation des résultats souhaités.

En respectant ces points clés, vous verrez, vous aller améliorer considérablement l’efficacité de votre PI Planning.
Gardez à l’esprit que l’adaptation à la situation spécifique de votre entreprise et la mise en œuvre de pratiques agiles appropriées sont indispensables pour obtenir les meilleurs résultats.

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En quoi puis-je vous aider ?

Je suis Martial SEGURA, Coach agile | RTE | Expert organisationnel chez Oeil de Coach.

« Mon intention est d’aider les personnes, les équipes et les organisations à atteindre leurs objectifs beaucoup plus vite qu’ils ne le feraient sans ma contribution. »

Je développe le potentiel et les savoir-faire des équipes et des personnes. J’accompagne la transformation agile des organisations, en m’appuyant sur la culture, les valeurs et les pratiques agiles.

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